Projektmethodik und -vorgehensweise
Stand: Version 1.0 vom 01/2025
Projektablauf bei der COGLAS GmbH
Wir als COGLAS GmbH möchten Ihnen gerne einen transparenten Eindruck geben, wie wir Projekte abwickeln und haben daher folgendes Dokument für Sie erstellt.
Was bedeutet Standardsoftware
In unserer Beschreibung treffen Sie immer wieder auf das Wort Standardsoftware. Dies bedeutet das alle Kunden, welche die aktuelle Version von COGLAS einsetzten, die gleiche COGLAS Software nutzen.
Kein Kunde von uns hat individuelle Prozesse im Einsatz. Das bedeutet aber nicht, dass wenn Sie einen Prozess benötigen, diesen nicht bei uns beauftragen können.
Jeder neue Prozess, welchen wir mit Ihnen erarbeiten, wird Teil der COGLAS Standardsoftware und steht somit anderen Kunden auch zur Verfügung.
Damit werden ein einheitlicher Support und die entsprechende Dokumentation gesichert. Alle Prozesse sind gleichermaßen in der Wartung und haben einen Lebenszyklus, der sich permanent aktualisiert. Bestehende Prozesse werden auch durch neue Prozesse ersetzt, die aber den bestehenden Prozessumfang nach wie vor mit abdecken. So profitieren alle Kunden auch von Prozessen der anderen Kunden.
Wie starten wir ein Projekt
Sie haben von uns einen ersten Richtpreis bekommen basierend auf Ihren Anforderungen. Aktuell gibt es die Herausforderung, dass Ihre Prozessvorstellungen sich eventuell nicht mit unserer Standardsoftware abdecken lässt.
Deswegen starten wir, sollte unser Richtpreisangebot in Ihr Budget passen, zuerst mit einem Vorprojekt in der COGLAS CLOUD, um ein Proof of Concept zu erstellen.
Zum Start benötigen wir Bilder von Ihrem Lager, Bilder von typischen Lagereinheiten, ein Artikelbild jeder Produktgruppe, Dokumente (sofern vorhanden) wie Lastenheft, Versandetiketten, Lieferscheine, Bilder der Buchungsmasken der eingesetzten IT-Systeme, etc.
Für das Vorprojekt benötigen wir zwei Key-User von Ihnen. In dem Vorprojekt testen wir gemeinsam mit Ihnen die Prozesse in unserer Musterfabrik und definieren eventuell fehlende Prozesse in einem Feinkonzept. Wenn Sie die Key-User nicht zur Verfügung haben, bietet COGLAS einen Fullservice. Der beinhaltet das Einrichten, Konfiguration, Schulungen der User, etc. Wir übernahmen die komplette Einführung des WMS. Gerne auch bei Ihnen vor Ort.
Wir können das Vorprojekt aber auch direkt mit Ihren Daten und mit Ihrem Lager- und Materialflusslayout durchführen.
Der Aufwand kann nach dieser Vorabprüfung genauer spezifiziert werden. Im Vorprojekt können Sie dann bereits mit unseren COGLAS WEB WMS in der COGLAS CLOUD arbeiten und die Prozesse testen.
Sollten Sie die Schnittstellen mit unseren COGLAS Standard WEB APIs auf JSON-Basis noch nicht umsetzen wollen, so können Sie die Stammdaten und Bewegungsdaten über Excel-Tabellen importieren.
Am Ende des Vorprojektes erhalten Sie ein Feinkonzept mit den neuen Prozessen, welche noch nicht im Standard enthalten sind. Dieses Feinkonzept ist unsere spätere Vertragsgrundlage für den Kaufvertrag oder den Mietvertrag. Mit der Feinkonzeptabnahme werden Ihre Anforderungsdokumente obsolet. Für das nachfolgende Hauptprojekt ist dieses vom Auftraggeber schriftlich freigegebene Feinkonzept die gemeinsame Grundlage für alle noch neu zu entwickelnden Prozesse.
Auf Basis dieses Feinkonzeptes überprüfen wir unser Budgetangebot und erhalten Sie unser verbindliches endgültiges Angebot.
Auch das Dienstleistungsangebot wird überprüft und es wird festgelegt, wer für welche Projektaufgaben die Verantwortung übernimmt. Wichtig: Lassen Sie alles aufnehmen, was Sie benötigen, weitere Prozesse, welche nicht im Feinkonzept dokumentiert sind, sind nicht Bestandteil des Angebotes.
Welche Kosten fallen im Vorprojekt an
Sie bekommen unsere COGLAS WEBS WMS SaaS Lösung in der COGLAS CLOUD zu einem monatlichen Mietpreis. Dieses System können Sie anschließend direkt als produktives System nutzen.
Außerdem bezahlen Sie nur das Consulting und die weiteren Dienstleistungen von COGLAS die Sie persönlich abrufen.
Wie werden neue Prozesse umgesetzt, die noch nicht in der COGLAS Standardsoftware enthalten sind
Bei den neuen Prozessen zahlen Sie lediglich einen anteiligen Preis für die Planung, Entwicklung, testen und dokumentieren des neuen Prozesses sowie die monatliche Standardprozessmiete für den neuen Prozess inklusive Wartung. Denn wir geben die Entwicklungsaufwände nicht an einen Kunden, sondern verteilt auf mehrere Kunden weiter.
Der Erstellungspreis für den neuen Prozess wird verteilt auf die nächsten 6 Monatsmieten. Also Gesamtpreis geteilt durch 6 Monate ist die zusätzliche Miete pro Monat.
Nach diesen 6 Monaten gelten nur noch die Mieten für die Standardprozesse und 2,5 % der anteiligen Entwicklungskosten pro Monat.
Bspw. anteilige Entwicklungskosten: 6.000 Euro. Sie bezahlen für 6 Monate eine erhöhte Miete von 1.000 Euro. Ab dem siebten Monat werden zusätzliche zur Miete noch 2,5 % von 1.000 Euro fällig. D. h. 25 Euro pro Monat.
Wann welcher Prozesse in unsere Entwicklungs-Roadmap aufgenommen wird, klärt unser Produkt Management mit Ihnen.
Kritische Prozesse werden umgehend umgesetzt.
Prozessanpassungen und Prozesserweiterung von bestehenden Prozessen
Solche Aufwendungen werden im Feinkonzept festgehalten und dann normal über Dienstleistungen nach Aufwand einmalig berechnet. Muss der bestehende Prozess erheblich erweitert werden, so gibt es einen neuen Prozess.
Wie sieht der Entwicklungsprozess bei COGLAS aus?
Es gibt eine fachliche Planung für jede Anforderung, anschließend erfolgt die Dokumentation dieser Anforderung. Ein Entwickler wird das technische Konzept anschließend entwerfen und entwickeln. Zusätzlich werden automatische Tests programmiert.
Nach der Entwicklung wird ein Code Review von mindestens einem zweiten Entwickler durchgeführt. Der Entwicklungsprozess ist iterativ, d.h. es kann zu mehreren Code Reviews und anschließenden Entwicklungsanpassungen kommen.
Die Abnahme des entwickelten Prozesses erfolgt durch unsere Testabteilung und es werden manuelle und automatisierte Tests durchgeführt. Abschließend erfolgt die Dokumentation.
Es sind oftmals mehr als 4 Mitarbeiter von COGLAS in den Entwicklungsprozess involviert: Angebotserstellung, fachliche Planung, Entwicklung, Code Review, Testen, Dokumentation, Versionserstellung, Update.
Update Strategie
Mit den 2 wöchentlichen Sprints müssen die entsprechenden Prozess Tests idealerweise innerhalb dieser 2 Wochen abgeschlossen werden. Ansonsten müssen die Tests mit der neuen Version noch mal durchgeführt werden.
Jeder Kunde hat neben dem Produktivsystem noch ein Testsystem mit der gleichen Version wie das Produktivsystem und zusätzlich ein COGLAS Test System auf der neuesten COGLAS Version.
Die beiden ersten Installationen haben Ihre Daten und Ihr Environment als Basis.
Das COGLAS Testsystem hat die COGLAS Musterfabrik als Basis. Somit können wir schneller neue Herausforderungen lokalisieren und beheben, da hier Konfigurationsfehler ausgeschlossen werden können.
COGLAS selbst testet bereits mit automatischen Unit Tests jede Version.
Sind Ihre Prozesstests erfolgreich dann führen wir das Update durch und Sie gehen automatisch in einen intensiven Support für 5 Arbeitstage. Bei aufkommenden Herausforderungen werden wir mit Hot Fixes umgehend aktiv.
Donnerstagabend bzw. Nacht ist der bevorzugte Updatetag.
Stellt sich aber heraus, dass dieser Prozess vorab von Ihnen nicht richtig getestet wurde, dann berechnen wir unseren Support Aufwand an Sie weiter.
Migrationsstrategie
Die Artikelstammsätze mit Beständen und Bestandsqualifikationen incl. Lagerplätze können per Excel übernommen werden.
Das gilt auch für die Lagerplatzauszeichnung mit den Barcodes.
Alle Bewegungsdaten (Inbound und Outbound) von einem Tag können dann über die Schnittstellen eingespielt werden (alternativ Excel) und im COGLAS System komplett abgewickelt werden.
Es ist zu empfehlen zuerst die komplexeste Produktgruppe (oder Mandanten) zu übernehmen, zum Beispiel im Vorprojekt, um alle Prozesse zu testen. Wenn diese ok sind, erfolgt die Erweiterung auf weitere Produkte (oder Mandanten).
Was macht die COGLAS User Group?
Die COGLAS User Group ist eine exklusive Plattform für unsere Kunden, die es ermöglicht, aktiv an der Weiterentwicklung und Optimierung der COGLAS-Lösungen teilzuhaben. Hier treffen sich Kunden, um gemeinsam neue Anforderungen zu diskutieren, Prozesse zu definieren und voneinander zu lernen.
Ein zentraler Bestandteil der COGLAS User Group ist der Austausch zu Best Practices. Kunden teilen ihre Erfahrungen und Erfolgsmodelle im Umgang mit den COGLAS WEB WMS und profitieren von den Ideen und Erfahrungen anderer Kunden.
Ferner beinhaltet die User Group die Präsentation der neuesten Features. Unsere Kunden erhalten einen exklusiven Einblick in die aktuellen Entwicklungen und haben die Möglichkeit, direktes Feedback zu geben, um die Lösungen noch besser auf ihre Bedürfnisse abzustimmen.
Darüber hinaus wird der Austausch nicht nur in der Gruppe, sondern auch direkt zwischen unseren Kunden gefördert. Diese direkte Kommunikation schafft Synergien, stärkt die Gemeinschaft und ermöglicht es, wertvolle Partnerschaften aufzubauen.
Gemeinsam gestalten wir die Zukunft von logistischen Prozessen und machen Logistik zum Erlebnis.
Performance und Kosten zu steigenden Umschlagsvolumen
Aktuell gehen wir davon aus, dass bei Performance Herausforderungen die IT-Systeme nachgerüstet werden in Bezug auf Kerne und RAM-Speicher.
Machen wir die Performance Optimierung in unserem System selbst durch unsere eigene Entwicklung, dann bieten wir Ihnen das vorher mit einem Angebot an.
Nach Beauftragung des Angebotes erfolgt die Evaluierung der besten Möglichkeiten bzw. die Umsetzung.
Unsere Infrastruktur im Hintergrund
Auch bei unseren Infrastrukturkosten möchten wir transparent für Sie sein. Wir bieten aktuell zwei Cloud Provider an
Deutsche Telekom mit der Open Telekom Cloud.
Hier betreiben wir unsere Infrastruktur in einer IaaS Umgebung, auf der wir Ihre COGLAS WEB Seite (Kunde.coglas.com) hosten.
Unsere Infrastruktur besteht aus zwei Windows Servern auf dem der IIS als Dienst läuft.
Der eine Server davon arbeitet im Cold Standby Betrieb. Unsere Datenbank Technologie ist eine kostenfeie dokumentenbasierte Mongo DB Lizenz, welche wir in einem Replica Set mit 4 Servern betreiben mit 100% Ausfallsicherheit.
Diese Server sind aus Brandschutz Gründen räumlich in zwei verschiedenen Rechenzentren aufgeteilt. Im Jahresdurchschnitt sind unsere Server über 99% verfügbar.
Ihre Cloud Kosten sind planbar und Sie bezahlen einen festen Betrag an Kosten jeden Monat für Traffic über Internet und Speicher.
Microsoft Azure und Mongo DB Atlas hostet bei Microsoft Azure
Sie möchten wachsen, wir auch, deshalb bieten wir Ihnen zukünftig die Möglichkeit unsere neue SaaS Struktur in der Microsoft Azure Cloud zu nutzen.
Wir setzen hier auf den MongoDB Atlas Service, der uns und Ihnen eine hohe Verfügbarkeit garantiert. Des Weiteren setzten wir auf die App Service Pläne von Microsoft.
COGLAS mit Azure ist eine sehr gute Lösung, wenn ein schnelles Wachstum geplant ist mit viel Leistung und einer hohen Verfügbarkeit.
Managed Services ist dafür eine optimale Grundlage, die COGLAS aufgrund der aktuellen Unternehmensgröße noch nicht leisten kann.
Rechte an der Software
Alle Rechte an der Software und der Umsetzung der Prozesse liegen alleine bei der COGLAS GmbH.
Sind Sie startklar mit uns Ihre Logistik auf ein neues Level zu heben? Wir freuen uns auf die gemeinsame Zusammenarbeit! Das COGLAS Team.